Mit Apple Mail auf dem iPad arbeiten

Immer wieder wurde sie totgesagt, doch sie wird weiter und weiterhin vermehrt genutzt: Die E-Mail. Rund 848 Milliarden E-Mails sollen im Jahr 2018 in Deutschland versendet worden sein, dabei sind Spam-Mails noch nicht einmal mitgerechnet (Quelle: Statista.de). Unter den Programmen, mit denen Mails abgerufen werden, befinden sich mit Apple Mail auf dem iPhone und Gmail zwei mobile Apps auf dem Spitzenplatz, gefolgt von Outlook, Apple Mail auf dem iPad und Apple Mail auf dem Mac (Quelle: Statista.com). Auf meinem iPad Pro nutze ich die native Mail-App des Geräts, damit bin ich laut Statistik also nicht alleine. Grund genug, hier etwas über meine Nutzung der Mail-App zu schreiben.

Wie nutze ich die Mail-App auf meinem iPad Pro? Dazu berichte ich im Folgenden und konzentriere mich dabei auf Dinge, die mir wichtig sind. Vielleicht sind darunter für den einen oder die andere hilfreiche Tipps.

Dreispaltige Ansicht nutzen

Ich benutze die Mail-App vorrangig in Verbindung mit der externen Tastatur, so dass das Tablet im Querformat vor mir steht. Dabei hat sich die dreispaltige Anzeige als nützlich erwiesen, um einen Überblick zu haben über alle Postfächer und Ordner. In der linken Spalte habe ich dabei die Liste der Ordner, die angeführt wird von einer bearbeitbaren Übersicht bestimmter Systemordner. Hier lasse ich mir die Posteingänge sowie die Gesendet-Ordner meiner Mailaccounts einzeln anzeigen, den VIP-Ordner (siehe unten), die gespeicherten Entwürfe und den Papierkorb. In der mittleren Spalte werden die E-Mails des ausgewählten Ordners angezeigt. In der Regel lasse ich mir die Mails in den Posteingängen aller meiner eingerichteten Mail-Accounts anzeigen, aber über die linke Spalte ist ein schneller Wechsel in ein bestimmtes Postfach auch möglich. Ein schnelles Verschieben von E-Mails ist durch diese beiden Spalten leicht möglich. Auch kann ich rasch auf bestimmte Ordner zugreifen, wenn ich eine bestimmte Mail suche (manchmal ist dieser Weg schneller als die Eingabe eines Suchbegriffs im Suchfeld). Rechts wird dann die jeweils ausgewählte Mail bzw. die Konversation (also alle mit einer bestimmten Nachricht in Verbindung stehenden Mails) angezeigt.

Kürzel zur Textersetzung gebrauchen

Beim Schreiben einer E-Mail ist es hilfreich, stets wiederkehrende Worte oder Floskeln nicht ausschreiben, sondern nur ein Kürzel schreiben zu müssen. Die iPad-weite Funktion Textersetzung macht dies möglich. Meinen Namen schreibe ich nicht mehr aus, sondern schreibe lediglich die Initialen. Aus mfg wird mit freundlichen Grüßen und bg zu beste Grüße. Mit der Funktion werde ich noch weiter herumexperimentieren, ich nutze sie bislang nur in dieser rudimentären Weise.

Dateien/Fotos via Split View herüberziehen

Zum Einfügen von Dateien oder Fotos könnte ich den entsprechenden Button am unteren Bildschirmrand nutzen. Viel übersichtlicher finde ich es jedoch, die Dateien- oder Foto-App im Split View neben die Mail-App zu setzen und von dort eine Datei oder ein Foto per Drag and Drop direkt in den Mailtext hinein zu ziehen. Das ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn gleich mehrere Dateien/Fotos eingefügt werden sollen.

Signatur verwenden

Wenn ich eine neue E-Mail erstelle, wird automatisch die zum E-Mail-Account passende Signatur ans Ende eingefügt. In den Einstellungen ist es möglich, für jedes Postfach eine eigene Signatur zu erstellen – oder aber auch für alle Postfächer eine einheitliche zu verwenden. Ich mag ersteres, da z.B. für den Empfänger einer privaten Nachricht bestimmte Kontaktdaten hilfreich sind, die ein Empfänger einer dienstlichen Nachricht nicht erhalten soll. Darüber hinaus empfinde ich Signaturen in E-Mails als einen Akt der Höflichkeit. Es ist wie die Absenderangabe auf einem Briefumschlag oder ein schön gestalteter Briefbogen: Ich bin es, der Dir schreibt; ich gebe mich Dir zu erkennen.

Schreibfenster minimieren

Beim Schreiben einer Nachricht geht es mir oft so, dass ich noch einmal einen Blick in eine andere Mail aus einer Konversation mit dem Empfänger werfen möchte. Früher ging das gar nicht. Heute ist es bei iPadOS möglich, das Schreibfenster zu minimieren, indem ich es nach unten ziehe. Dort wird ein Balken mit dem Titel der Nachricht angezeigt. Ich kann dann die Mail-App für meine Suche oder andere Dinge verwenden und anschließend mit einem Tipp auf den Nachrichtentitel am unteren Bildschirmrand das Schreibfenster wieder öffnen.

Benachrichtigungen abstellen

Das iPad kann einen über alles mögliche benachrichtigen. Es pingt und bongt; weiße Zahlen in roten Kreisen weisen auf Unerledigtes hin. Die damit verbundene kontinuierliche Ablenkung meiner Aufmerksamkeit von dem, was ich gerade tue und ein Gefühl des Getriebenseins machten mich zunehmend nervös. Deshalb habe ich insbesondere bei der Mail-App nahezu alle Benachrichtigungen abgestellt. Ich werde nur noch bei Nachrichten von Personen benachrichtigt, die ich als VIPs eingestuft habe – also von zehn Personen. Wenn ich wissen möchte, ob neue E-Mails eingegangen sind, rufe ich die App halt auf und schaue nach – zu einem Zeitpunkt, wo ich mich bewusst damit beschäftigen kann und mag. In den Einstellungen ist es möglich, für jeden einzelnen E-Mail-Account festzulegen, inwieweit Benachrichtigungen erfolgen sollen.

VIP festlegen

Die Kommunikation mit einigen Personen hat für mich eine besondere Bedeutung. Es kann gut sein, dass auf eine Nachricht von ihnen eine rasche Antwort notwendig ist oder dass ein Anliegen von ihnen vordringlich behandelt werden sollte. Diese Personen kann ich in der App als VIP einstufen. Um das einzurichten, tippe ich bei einer eingegangenen Mail von einer solchen Person auf ihren Namen und wähle im Dialogfenster Zu VIP hinzufügen aus. Für eine Übersicht über alle mit diesem Status versehenen Personen genügt ein Tipp auf das (i) neben dem VIP-Eintrag in der linken Spalte des Mailfensters.

Posteingang leer halten

Ich habe es mir zum Prinzip gemacht, meinen Posteingang möglichst vollständig zu leeren. Im vergangenen Jahr hatte ich radikal alle vorhandenen Mails in den diversen Posteingängen in einen Archivordner geschoben, um keine Nachricht mehr im Posteingang zu haben. Nun schaue ich täglich, dass ich Mails entweder gleich lösche, sie einen Ordner zur Archivierung verschiebe, sie zur weiteren Bearbeitung als Aufgabe in meine Informant-App weiterleite oder sie zum Abwarten markiere. Das leitende Prinzip heißt: Der Posteingang wird geleert. Meine Bemühungen, das Verfahren der Getting Things Done-Methode anzuwenden, helfen mir dabei.

Mails in Ordnern ablegen

Ich benutze Ordner zur Mailablage. Ja, ich weiß, das erscheint in Zeiten einer guten Such- und Findefunktion veraltet. Mir ist es aber dennoch wichtig, E-Mails thematisch abzulegen. Ich habe eine Ablagestruktur mit Ordnern, die einen recht hohen Abstraktionsgrad aufweisen, aber dennoch genug Differenzierung bieten. So kann ich bei einem Klick auf einen Ordner die entsprechenden Nachrichten auch durchstöbern. Es kommt nämlich ab und an auch vor, dass mir das rechte Suchwort nicht einfallen will, das mich zu einer bestimmten Konversation führen könnte. Außerdem kann ich beim Durchstöbern eines Ordners auch über ein eigentliches Suchwort – z.B. den Namen eines Absenders oder ein Thema – hinausgehende Dinge sehen. Beispielsweise die Namen anderer Personen die im Zusammenhang mit dem Gesuchten auch in Verbindung stehen oder andere Bezeichnungen des Gesuchten.

Alles in allem stelle ich fest, dass mit dem iPad-eigenen Mailprogramm von allen Apps aus ein guter Zugriff auf das Senden von Mails möglich ist, also eine gute Systemintegration vorliegt. Darüber hinaus belässt die App die Maildaten auf den Mailservern bzw. auf dem iPad selbst; eine Zwischenspeicherung auf den Servern von Apple ist nicht nötig. Dieses Prinzip ist auch der Vorteil gegenüber anderen Mail-Apps, wie zum Beispiel Outlook oder Spark. Diese Programme verwenden einen Benutzeraccount, um die abzurufenden Mails erst auf ihren Servern zu laden, so dass damit Dinge getan werden können, die die Nutzenden möchten, dass sie das tun. Und so bleibe ich gerne bei meiner vertrauten Mail-App, die mir das iPad von sich aus bietet.